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《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》

發(fā)布時間：2021-03-22 11:26:00    來源：水利部官網

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 1  什么是水利工程檔案？
 
       水利工程檔案是指水利工程建設項目根據(jù)水利工程建設程序在工程建設各階段（前期工作、施工準備、建設實施、生產準備、竣工驗收等）形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

 

2  水利工程檔案的特點
 

       專業(yè)性：是水利工程建設活動的真實記錄，包括了工程勘察、設計、地質、水文、測繪、地震、建筑施工、設備制造及安裝、安全監(jiān)測、水土保持、環(huán)境保護、自動化、科研等專業(yè)內容；

       成套性：圍繞一個工程項目，規(guī)律的形成了一系列相關文件材料，記載和反映了這一工程項目建設活動全過程和成果，構成了一個工程建設項目完整的整體；

       現(xiàn)實性: 具有較強的現(xiàn)實實用性。

 

3  檔案歸檔的幾大關鍵詞
 
       案卷——指由互有聯(lián)系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。組卷原則是遵循工程文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內文件材料的有機聯(lián)系和案卷的成套性、系統(tǒng)，便于檔案保管和利用；
       檔號——是指以字符形式賦予檔案實體的用于固定和反應檔案排列順序的一組代碼；
       工程文件歸檔——是指工程項目的設計、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設管理單位移交經組卷整理的全部相應文件材料；
       案卷目錄——登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄；
       卷內目錄——登錄卷內文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內文件之前。

 

  4  歸檔依據(jù)
 

       水利部發(fā)布《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》（水辦［2005］480號），自2005年12月10起施行。

       電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002。

 

附：

 

水利工程建設項目檔案管理規(guī)定

發(fā)文日期：2005年11月01日

文號：水辦[2005]480號

發(fā)布機構：水利部

 

第一章　總則
　　第一條　為加強水利工程建設項目（以下簡稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關業(yè)務建設規(guī)范，結合水利工程的特點，制定本規(guī)定。
　　第二條　水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
　　第三條　水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。
　　第四條　本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。
第二章　檔案管理
　　第五條　水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協(xié)議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。
　　第六條　各級建設管理部門應積極配合檔案業(yè)務主管部門,認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。
　　第七條　項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導職責。
　　第八條　勘察設計、監(jiān)理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。
　　第九條　工程建設的專業(yè)技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。
　　第十條　水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據(jù)，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監(jiān)督檢查關，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。
　　第十一條　大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。
　　第十二條　項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。
　　第十三條　項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章　歸檔與移交要求
　　第十四條　水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。
　　第十五條　《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。
　　第十六條　水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。
　　第十七條　水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T1182-2000)。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規(guī)范要求。即內容應完整、準確、系統(tǒng)；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應按《技術制圖 復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。
　　第十八條　竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業(yè)為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：
　　（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；
　　（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；
　　（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據(jù)，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"（見附件4-2）。
　　第十九條　水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
　　第二十條　電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。
　　第二十一條　項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應滿足以下要求：
　　（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；
　　（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；
　　（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；
　　（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。
　　第二十二條　工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。
　　第二十三條　工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。
第四章　檔案驗收
　　第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。
　　第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。
　　第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責。
　　第二十七條　水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。
　　檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內容。
　　第二十八條　檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。
　　第二十九條　檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：
　　（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；
　　（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；
　　（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；
　　（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設實際情況）；
　　（五）根據(jù)水利工程建設規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；
　　（六）驗收組成員進行綜合評議；
　　（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；
　　（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。
　　第三十條 檔案專項驗收意見應包括以下內容：
　　（一）工程概況。
　　（二）工程檔案管理情況：
　　1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
　　2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數(shù)量
　　3、竣工圖的編制質量與整編情況
　　4、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價
　　（三）存在問題及整改要求。
　　（四）驗收結論。
　　（五）驗收組成員簽字表。
第五章　附則
　　第三十一條　本規(guī)定由水利部負責解釋。
　　第三十二條　本規(guī)定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設項目檔案資料管理規(guī)定》（水辦[1997]275號），同時廢止。
來源：水利部官網

 

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