作為河南省檔案館“十三五”期間的重點任務，河南省數字檔案館自建設以來得到了河南省委、省政府的高度重視。河南省數字檔案館建設項目總投資2700多萬元，建設周期兩年，河南省檔案館專門成立了數字檔案館建設領導小組，將其作為提升檔案信息化發展水平的重要平臺，全力推進。
建成“一庫”“兩中心”“三平臺”“四保障”
河南省數字檔案館建設目標是依托省政務云和電子政務外網，以先進的信息技術為手段，采用統一規劃、分級管理的模式，建成覆蓋省、市、縣三級檔案館，省直立檔單位，以及普惠社會公眾的數字檔案館系統，逐步實現數字檔案館、數字檔案室檔案信息一體化，省、市、縣檔案信息一體化管理，實現全省檔案信息資源遠程利用和社會共享服務。具體成果是建成“一庫”“兩中心”“三個服務平臺”“四個保障體系”。“一庫”指河南省數字檔案館長期保存的數字檔案資源總庫；“兩中心”指通過新館、老館兩個機房進行同城備份，建成數字檔案備份中心和數字檔案查詢利用中心；“三個服務平臺”指基于局域網的館藏數字檔案資源利用服務平臺、基于省電子政務外網的全省數字檔案資源共享平臺以及基于互聯網的開放檔案資源查詢利用平臺；“四個保障體系”指通過對基礎設施、標準規范、安全體系、人才隊伍建設，為數字檔案館建設提供全面保障。
滿足社會各界對數字檔案資源的利用需求
河南省數字檔案館建設項目在河南省檔案館新館和舊館同時部署，其中新館作為主業務數據中心，老館作為備份中心。項目主要建設內容包括標準規范建設、檔案應用系統建設、硬件支撐系統建設、機房工程、信息安全保障與管理體系建設、數字資源建設以及人員培訓等。
河南省首先依據國家相關標準規范，結合工作實際，初步建立起數字檔案館建設的標準規范體系。包括制定了河南省標準《政務服務網電子文件歸檔數據規范》；以省“兩辦”名義印發了《河南省電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》；制定了《河南省檔案館數字檔案資源共享管理暫行辦法》等10項規范，使數字檔案館建設和應用有規可依。
同時，逐步建成了包含15個系統的兼具實用性和河南特色的應用系統。基于局域網部署的系統包括館藏檔案管理系統、多媒體檔案管理系統、檔案數字化加工系統、智能庫房管理系統、電子閱覽室系統、海量數字檔案安全保存系統、智能檢索系統，這些應用系統可滿足河南省檔案館自身“收、管、存、用”各項業務的開展，實現數字檔案資源的安全管理與長期保存，并可提供館藏檔案數字資源利用服務。此外，基于電子政務外網部署的系統包括數字檔案室系統、電子檔案移交接收系統、全省數字檔案信息資源共享系統、河南檔案業務網、辦公自動化系統、家譜檔案管理系統，這些應用系統可滿足立檔單位對電子文件的管理、歸檔和移交等業務需求，并提供全省共享檔案數字資源服務。基于互聯網部署的系統包括數字檔案公共查詢系統、移動檔案服務系統，這些應用系統可提供全省公開檔案數字資源服務。基于“三個網”，把15個系統融合成為3個平臺，提供3個統一入口地址，數字檔案館建設通過建立覆蓋局域網、政務網、互聯網的檔案信息資源服務體系，滿足了檔案館、檔案移交單位、社會公眾對各類數字檔案資源的利用需求，實現了全省各級綜合檔案館開放檔案信息在互聯網上的共享利用、民生檔案在政務外網上的跨館查閱以及各單位對本單位數字檔案資源在政務外網上的自助利用服務。
系統建成后，河南省檔案館除了對本館人員進行培訓外，還組織省轄市檔案館業務人員進行集中試用和測試，指導6家省直單位接入數字檔案室與移交接收系統開展試點工作。在此基礎上，省檔案館舉辦了全省數字檔案館系統應用培訓班，制作了系統使用手冊，整理了標準規范匯編，對省直單位和省轄市檔案館的業務人員進行了詳細講解、演示，并輔導其上機操作，取得了很好的效果。這些做法為電子檔案的接收、全省數字檔案資源共享奠定了基礎。
打造特色數字檔案館
談到河南省數字檔案館的特色和亮點，不得不提其搭建的全省范圍的家譜檔案管理平臺。中原地區有著豐富的家譜文獻資源，河南省數字檔案館以全省各級檔案館館藏的家譜檔案為基礎，通過對家譜檔案的全面整理和面向社會的廣泛征集，搭建起覆蓋范圍廣泛的家譜檔案管理平臺。平臺兼顧家譜檔案管理和家譜檔案挖掘、利用需求，通過制定家譜檔案元數據標準來規范家譜檔案著錄，從家族譜影（包括書影封面、像贊、世系圖、族徽）、家族名人、家風家訓、姓氏字輩、家族遺跡5個方面入手，深入挖掘家譜資源價值。現已將《河南如堂黃氏宗譜》《河南桐柏毛集毛氏家譜》《韓文公門譜》等著錄完畢，并從數字人文的角度進行探索挖掘。
在智能檢索系統建設方面，河南省數字檔案館建成了基于自然語言處理技術的智能檢索系統。系統基于河南省檔案館館藏資源，通過NLP技術、OCR技術、自然分詞、全文檢索技術，初步探索智能挖掘、智能歸類、智能檢索、智能學習的智慧利用模式。該系統同傳統的檔案管理系統并行使用，深入挖掘河南省檔案館館藏資源，將關聯信息準確有效地從大量結構化和非結構化數據中挖掘出來，進行匯總、統計、分析，并關聯形成知識圖譜，進而形成檔案知識庫。同時，智能學習、詞庫維護等功能可保證后續的擴展性，隨著數據量的增加以及學習量加大，利用效果和利用效率將大幅提升。
在創建過程中，河南省數字檔案館積極踐行全省資源共享理念，通過基于電子政務網建設的數字檔案室及移交接收系統、全省檔案資源共享系統實現各級綜合檔案館和立檔單位間的資源共享。一是通過數字檔案室及移交接收系統為立檔單位提供了統一的數字文件材料歸檔、管理、利用、移交平臺，借助這一平臺，立檔單位和檔案館間可共享已進館檔案數據。二是通過制定資源共享辦法，依托全省資源共享系統，指導市級檔案館向全省檔案資源共享平臺上傳檔案館指南、專題介紹、開放檔案目錄及原文，有計劃地組織共建具有河南特色的專題資源庫，共享政務公開信息、開放檔案、編研成果等。三是與省政務服務網深度融合，實現單點登錄、一窗受理。通過前端系統接收社會公眾的利用請求，在后臺處理完畢后再推送給前端用戶。四是通過全省檔案資源共享平臺實現省內館際間異地查檔、跨館出證。
基于RFID的實體檔案管理功能也是河南省數字檔案館的一大亮點。以河南省檔案館新館建設為背景的智能庫房管理系統通過集成RFID設備，利用射頻識別技術對館藏實體檔案進行感知、跟蹤管理，結合庫房3D全景展示，實現庫房管理無紙化、檔案存儲位置圖形化、出入庫房登記自動化，可直觀、快捷地進行庫房盤點、檔案借閱等操作，實現圍繞實體檔案的各項工作流程痕跡的物聯網化，大大提高庫房管理工作的效率和質量。
同時，數字檔案館采用多種手段保障檔案資源的安全。比如，從安全物理環境、安全通信網絡、安全區域邊界、安全計算環境和安全管理制度等多個層面對數字檔案館進行多重防護，從而保障數字檔案館全面安全；基于新館和老館兩個數據機房間的光纖專線以及異地備份機制，采用“在線同城復制、離線磁帶備份”兩種方式實現“同城兩中心”的應急備份架構設計；在電子檔案“收、管、存、用”全流程貫徹四性檢測要求，并通過海量數字檔案安全保存系統保障數字檔案長久保存過程中的真實性、完整性、可用性和安全性。
今后，省檔案館將加快在館內、省直單位和地市應用推廣數字檔案館系統，擴大系統使用范圍，培育電子檔案單套制歸檔試點，推進原生電子檔案的接收；做好PDF等成熟應用格式與OFD格式間的轉換和兼容，將5G技術應用在檔案信息管理中。
來源：《中國檔案報》
