檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。對于企業(yè)來說，從創(chuàng)立初期開始，大到股權(quán)變更、融資上市，小到每份合同、每個標書都是重要的具有保存價值的原始記錄。隨著社會數(shù)據(jù)化的不斷加深，對于企業(yè)來說信息化的檔案已然成為了企業(yè)的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，而且是不可彌補的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)。
那么，檔案對于企業(yè)來說有什么用呢？
1 上市必要條件
2020年4月27日，創(chuàng)業(yè)板注冊制改革方案向社會公布，此次改革主線：以信息披露為核心的股票發(fā)行注冊制，提高透明度和真實性。“以信息披露為核心”，意味著企業(yè)需要真實、準確、完整地記錄企業(yè)全維度歷史資料和信息，并能夠?qū)τ趤碜员O(jiān)管和投資者的交流、質(zhì)疑實現(xiàn)快速、精準、同口徑的響應(yīng)。
點擊查看源網(wǎng)頁
具體來說，對于企業(yè)檔案管理的合規(guī)性、全面性、時效性、系統(tǒng)性、科學性等方面都提出了更高的要求。如果企業(yè)缺失某一階段的檔案，那么企業(yè)的檔案就缺少完整性，也沒有達到全維度歷史資料的要求，直接后果就是監(jiān)管機構(gòu)讓公司補齊資料，時間大大拉長，更嚴重的后果就是影響上市。
2 融資盡調(diào)
對于中小企業(yè)來說，融資的成功與否直接影響著企業(yè)是否可以活下去，在融資盡調(diào)階段，經(jīng)常性的會面臨多家投資機構(gòu)在同一時間段過來要資料，而且每家機構(gòu)要的檔案資料也是不同的，面對大體量的資料庫，快速、完整、正確地把檔案資料交給投資機構(gòu)直接影響融資進程以及融資是否成功。有些公司因為缺少某些關(guān)鍵文件，會直接導致融資失敗。
3 輔助決策
作為企業(yè)管理者，回顧企業(yè)發(fā)展不同階段的業(yè)務(wù)狀況來輔助決策是很有必要的，可以幫助管理者理清企業(yè)過去發(fā)展路徑以及制定未來發(fā)展方向，那么不同階段檔案完整的重要性就體現(xiàn)出來了。
4 業(yè)務(wù)背書
檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生的重要背書，比如公司與某知名企業(yè)達成了合作，這對于公司在接下來業(yè)務(wù)拓展很有幫助，但是多年后發(fā)現(xiàn)遺失了與該知名企業(yè)的合同，無法向其他客戶證明曾經(jīng)與該知名企業(yè)的合作。這樣不僅會使業(yè)務(wù)方取消與公司的合作，甚至可能質(zhì)疑公司的專業(yè)性以及誠信。
今年新修訂的《中華人民共和國檔案法》中明確要求加強檔案信息化建設(shè)，對于企業(yè)來說，檔案信息化建設(shè)刻不容緩。
來源：知乎&歸檔云、數(shù)字檔案管理
聯(lián)系客服
官方微信
