近年來，浙江省麗水市檔案局堅持以“三個走向”為根本遵循，以共建共享模式將所轄市、縣所有部門和鄉鎮機關檔案室進行區域整合，努力打破“信息壁壘”和“信息孤島”，走出了一條適合麗水實際的檔案事業發展新路子。2011年3月開始，市檔案局館集中各縣（市、區）檔案系統的財力，借助政務外網平臺，以市本級為中心、9縣市為節點，采取“分布式”部署的方式，建設覆蓋全市所有機關和鄉鎮的“1+9+N”檔案協同管理系統（以1個市級檔案館為中心，將9個縣的黨政機關和N個鄉鎮的數字檔案室整合到同一個網絡平臺上）。2012年，該系統建成并投入使用，解決了全市黨政機關協同辦公系統電子公文在線歸檔問題，實現了電子公文在線歸檔，市、縣、鄉（鎮）三級機關數字檔案室共建共享。2017年，全市對“1+9+N”檔案協同管理系統進行更新升級，建成黨政機關電子公文、政務服務網電子文件、網頁文件等在線采集、歸檔、移交接收和共享利用的“1+10+N”檔案協同管理系統。
統一歸檔標準，實現不同業務系統電子文件以同一個標準向檔案管理系統預歸檔
“1+10+N”檔案協同管理系統采取全市統一的數據接口，全市各機關部門自建的OA系統，如一些職業技術學院自建的OA系統形成的電子文件也可以通過數據接口歸檔到該系統中。
在政務服務網電子化歸檔方面，市檔案局以浙江省制定的地方標準《政務辦事“最多跑一次”工作規范第3部分：政務服務網電子文件歸檔數據規范》為依據，專門制定了《政務服務網“一證通辦”電子文件歸檔數據規范》。市質量技術監督局制定了《政務服務網“最多跑一次”電子檔案元數據規范》，助力實現政務服務網行政審批系統、政務服務網部門間“最多跑一次”事項的電子化歸檔。
統一歸檔策略，爭取國家檔案局電子文件單套制歸檔試點
2012年，市檔案局制定了《“1+9+N”數字檔案協同管理系統電子公文歸檔與登記備份管理規范》，市委辦公室、市政府辦公室聯合印發了《中共麗水市委辦公室麗水市人民政府辦公室關于切實加強電子公文歸檔管理的意見》，進一步規范電子公文的歸檔管理和開放利用工作。
2019年，國務院出臺的《國務院關于在線政務服務的若干規定》和浙江省政府印發的《公共數據和電子政務管理辦法》為電子文件單套制歸檔提供了依據。在此基礎上，市檔案局開始推行黨政機關電子公文、政務服務網電子文件單套制歸檔工作，并積極申請成為國家檔案局電子文件單套制歸檔區域試點單位。
統一電子文件“四性”檢測策略和申請科研課題，確保電子文件安全可靠
2018年，依據《文書類電子檔案檢測一般要求》，市檔案局專門對“1+10+N”檔案協同管理系統進行技術升級，實現了電子文件在歸檔環節、移交接收環節、永久保存環節的“四性”（真實性、完整性、可用性和安全性）檢測功能。2018年，市檔案局完成了《OFD格式封裝行政審批電子檔案的可靠性研究與實踐》科技項目，并在“1+10+N”檔案協同管理系統中內置了OFD格式封裝黨政機關電子公文、行政審批電子文件和其他各門類電子文件向OFD格式轉換等功能模塊。
建成全市統一的電子檔案查詢利用和電子出證、原始性認證平臺
全市建成了統一的電子檔案利用中心，實現了區域內所有機關數字檔案室電子檔案庫的共享利用。市檔案局還進一步明確，在任何條件下，用戶都可以直接查詢利用主動公開電子檔案庫；針對協議共享電子檔案庫，由部門與部門之間簽訂檔案共享協議，指定用戶查詢共享；針對依據申請共享檔案庫，由查詢人提出申請，檔案部門工作人員審核之后才能共享。同時，對共享下載的電子檔案和電子證明，系統可以自動添加水印，水印內容包括檔案形成單位、檔號、審批人、利用人單位、利用人姓名、利用時間等。此外，全市還建成電子檔案原始性認證系統，用戶將下載的電子檔案復制件上傳到原始性認證中心，即可對電子檔案復制件的來源、真實性進行認證。目前，全市已有850家單位使用“1+10+N”檔案協同管理系統。下一步，市檔案局將繼續在區域范圍內的市、縣、鄉鎮機關數字檔案室推廣使用“1+10+N”檔案協同管理系統，實現“一鍵歸檔、一站式共享利用”，并以推動“1+10+N”檔案協同管理系統管理與應用為契機，全面提升區域檔案工作現代化管理水平，推動全市檔案工作高質量發展。
來源：中國檔案報
